会计电子档案

需 求 背 景

电子档案管理系统的功能主要包括：

数据收集与存储：电子档案管理系统能够收集各类档案数据，并进行数字化存储，包括纸质档案的数字化和电子档案的直接采集。

检索功能：系统具备多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地输出。

利用登记功能：保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法纂改。

档案鉴定与处置：系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。

档案统计：系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。

系统管理：提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理。

元数据和目录数据维护：系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。

报警提示功能：支持文件有效期及文件状态的监控，可以以邮件或短信的方式发出报警信息。

电子档案管理系统价值：

提高管理效率：通过数字化处理和智能化管理，简化了传统档案管理流程，提高了工作效率和响应速度。

确保数据安全：采用多种安全技术和策略，确保档案数据的安全性和完整性。

促进信息共享：支持档案信息的跨部门、跨地区共享，以及其他系统的数据交换和集成，提高工作效率。

优化知识结构和队伍结构：电子档案管理使管理者知识结构更加多元化和全面化，促进了知识共享和团队协作，优化了队伍结构。

加强对现代管理技术的应用：提升了管理效率，通过数据分析技术，为决策提供科学支持，提高了管理决策的准确性和科学性。

保护历史原件：通过数字化存储，保护了原始档案，减少了物理损耗的风险。

提升档案工作的效率：智能管理方式的改变，提高了档案工作的效率。

支持决策制定：电子档案管理系统支持复杂的查询功能，使得用户能够迅速定位所需信息，支持决策制定。